Reiseaufträge und elektronischer Datenaustausch

Vertreter besuchen regelmäßig Ihre Buchhandlung und informieren Sie über die kommenden Bestseller. Für die Erfassung Ihrer Bestellungen nutzt der Vertreter dann meistens ein Laptop-System, über welches die Daten direkt an die VVA übermittelt werden.

Leider ist diese Bestellung dann nicht in Ihrem Warenwirtschaftssystem. Erste Abhilfe schafft nach wie vor eine so genannte »Vertreterdatei«, welche aus dem Laptop-System vom Vertreter erzeugt werden kann und die Sie dann in Ihre Warenwirtschaft einspielen können.

Fehlende Referenznummern Ihrer Bestellungen im Warenwirtschaftssystem verhindern aber eine automatische Zuordnung von Auftrag und elektronischem Lieferschein. Die VVA hat für dieses Problem eine Lösung mit einigen Anbietern von Warenwirtschaftssystemen erarbeitet. Dabei erzeugt der Server der VVA die »Vertreterdatei« in dem Moment, wo das Laptop-System die Daten an die VVA übermittelt. Sie finden am nächsten Tag in Ihrem Postfach bei der Bestellanstalt eine »Vertreterdatei« (B101) mit eindeutiger Referenznummer. Spielen Sie diese nun in Ihr Warenwirtschaftssystem ein, haben Sie sowohl alle Informationen über die beim Vertreter bestellten Artikel, als auch eine eindeutige Referenznummer je Bestellposition. Nach der Auslieferung können Sie den elektronischen Lieferschein wie gewohnt nutzen. Der Wareneingang erledigt sich quasi automatisch.